Pseudonymisierung
Video zur Funktion
Für wen ist das gedacht?
- Für Organisationen mit hohen Vertraulichkeitsanforderungen (regulierte Branchen, Personalwesen, Gesundheitswesen, Rechtsbereich), die keine namentlichen Inhalte aus ihren Gesprächen aufbewahren dürfen.
- Für Teams, die die KI-Analysen ihrer Meetings nutzen möchten, ohne dass die erwähnten Personen darin namentlich genannt werden.
Berechtigungen und Lizenzen
- Erfordert: Business
- Erfordert eine Lizenz, die die Funktion enthält (Business).
- Die Aktivierung auf Unternehmensebene erfordert das Recht, die Unternehmenseinstellungen zu ändern (Administratorrolle).
- Standardmäßig kann nur ein Administrator die Pseudonymisierung einstellen. Ein Team kann sie nur dann für sich selbst einstellen, wenn ein Administrator « Benutzern erlauben, diese Einstellungen zu ändern » in den Unternehmenseinstellungen aktiviert hat.
Anleitung
Pseudonymisierung aktivieren
Die Einstellung befindet sich im Abschnitt « Pseudonymisierung » von Einstellungen > Allgemein > Meeting-Regeln unter « Generierte Inhalte automatisch pseudonymisieren ». Sie ist auf zwei Registerkarten verfügbar:
- Unternehmen: gilt für alle Meetings des Unternehmens;
- Team: gilt für die Meetings des Teams.
Ein Meeting wird pseudonymisiert, sobald eine dieser Ebenen aktiviert ist: Wenn das Unternehmen die Pseudonymisierung vorschreibt, können Teams sie nicht deaktivieren. Die Einstellung ist standardmäßig deaktiviert.
Prüfen, dass die Einstellung für die nächsten Meetings gilt
Die Pseudonymisierung wirkt nicht rückwirkend. Jedes Meeting behält den Stand der Einstellung zum Zeitpunkt seiner Aufzeichnung: Die Aktivierung schützt die folgenden Meetings, ohne die bereits aufgezeichneten zu verändern, und die Deaktivierung stellt die Namen vergangener Meetings nicht wieder her, die pseudonymisiert bleiben.
Ein pseudonymisiertes Transkript lesen
Die Sprecher bleiben identifiziert: Jeder Redebeitrag trägt den Namen des Teilnehmers, wie in einem gewöhnlichen Meeting. Alles Gesagte, mit dem sich eine Person identifizieren lässt, wird dagegen durch eine nummerierte Bezeichnung ersetzt, die über das gesamte Meeting hinweg einheitlich ist. Bedeutung jeder Bezeichnung und Nummerierungsregeln: siehe Referenzen › Glossar › Pseudonymisierungs-Labels.
Die Bezeichnungen in den generierten Inhalten wiederfinden
Die Zusammenfassung, die Kapitel, die Aufgaben, die Übersetzungen, die Untertitel, die Antworten von Ask Leexi, die Exporte und die Freigabeseiten werden aus dem pseudonymisierten Transkript erstellt: Die erwähnten Personen erscheinen darin unter ihrer Bezeichnung. Die Meeting-Teilnehmer bleiben dagegen identifiziert: Die Zusammenfassung kann sie namentlich nennen, ebenso wie die Anrufseite. Es gibt nichts weiter zu konfigurieren.
Weiterführende Informationen
- Nur der Inhalt der Gespräche wird pseudonymisiert. Die Teilnehmerliste, der Meeting-Titel, die Zuordnung der Redebeiträge, die an das CRM gesendete Notiz und die Benachrichtigungen zeigen weiterhin, wer teilgenommen hat. Um auch die Identität der Teilnehmer zu verbergen, beschränken Sie den Zugriff auf den Anruf mit den Zugriffsregeln.
- Snippets übernehmen die Einstellung. Ein aus einem pseudonymisierten Meeting erstelltes Snippet ist ebenfalls pseudonymisiert.
- Ein bereits pseudonymisiertes Meeting lässt sich über die Oberfläche nicht zurücksetzen. Wenn ein pseudonymisiertes Transkript unbrauchbar ist, wenden Sie sich an den Leexi-Support.
Häufige Fragen
Wichtige Hinweise
- Das Audio wird nicht pseudonymisiert. Wenn Ihre Vertraulichkeitsanforderung auch die Aufzeichnung betrifft, beschränken Sie den Zugriff auf den Anruf oder aktivieren Sie die Medienbereinigung.
- Die Teilnehmer bleiben identifiziert. Die Pseudonymisierung schützt die in den Gesprächen erwähnten Personen, nicht die Identität der Meeting-Teilnehmer.
- Die Einstellung wirkt nicht rückwirkend. Die Aktivierung der Pseudonymisierung schützt bereits aufgezeichnete Meetings nicht.
- Die Pseudonymisierung ist endgültig. Ein pseudonymisiertes Meeting kann über die Oberfläche nicht in seine namentliche Version zurückversetzt werden. Testen Sie die Einstellung an einem unkritischen Meeting, bevor Sie sie für das gesamte Unternehmen aktivieren.
- Die Erkennung ist nicht unfehlbar. Ein falsch geschriebener Name kann der Maskierung entgehen, ein gewöhnliches Wort kann fälschlich maskiert werden, und eine lange Zahl (sieben Ziffern oder mehr) kann ersetzt werden, auch wenn sie niemanden identifiziert. Lesen Sie nach der Aktivierung einige Transkripte gegen.
- Die Sprecheridentifikation ist bei bestimmten Anrufen eingeschränkt. Bei VoIP-Anrufen, manuell importierten Dateien und Aufzeichnungen aus der Mobil- und Desktop-App kann Leexi die Sprecher nicht mehr anhand des Transkripts benennen: Sie erscheinen als « Speaker 1 », « Speaker 2 » und können manuell umbenannt werden.