Prüfer
Video zur Funktion
Für wen ist das gedacht?
- Unternehmen, die sensible Meetings behandeln: Gremien, HR-Gespräche, strategische Kundenmeetings.
- Teams, die von der KI generierte Inhalte prüfen möchten, bevor sie an Teilnehmer oder an das CRM gehen.
Berechtigungen und Lizenzen
- Erfordert eine Lizenz, die die Funktion enthält (Business).
- Die Aktivierung erfordert das Recht, die Unternehmenseinstellungen zu ändern (Administratorrolle).
- Die Prüfer eines Meetings werden von dessen Organisator oder von jedem Benutzer mit der Berechtigung zur Verwaltung der Prüfer verwaltet (in den Manager-Rollen des Unternehmens enthalten).
Anleitung
Die Funktion für Ihr Unternehmen aktivieren
Gehen Sie zu Einstellungen > Mein Unternehmen und aktivieren Sie den Schalter "Manuelle Validierung von Anrufseiten durch Prüfer aktivieren".
Um die Funktion zu deaktivieren, schalten Sie denselben Schalter aus. Sie werden um eine Bestätigung gebeten: "Durch das Deaktivieren der manuellen Validierung werden alle geprüften und in Prüfung befindlichen Anrufe öffentlich. Sind Sie sicher?". Anrufe, die noch auf eine Prüfung warten, werden dann automatisch veröffentlicht, allerdings mit einem Zugriff, der auf die bereits benannten Prüfer beschränkt bleibt.
Prüfer für ein Meeting benennen
Prüfer werden vor dem Meeting im Meeting Hub konfiguriert:
- Klicken Sie auf der Karte des bevorstehenden Meetings auf die Schaltfläche "Reviewer" (eine Markierung zeigt die Anzahl der bereits zugewiesenen Prüfer an).
- Aktivieren Sie auf der Seite des Meeting Hub die Option "Überprüfung erforderlich".
- Wählen Sie über das Feld "Reviewer auswählen" einen oder mehrere Prüfer aus.
Nur interne Teilnehmer des Meetings (aktive Benutzer Ihres Unternehmens) können Prüfer sein. Standardmäßig wird der Organisator des Meetings als Prüfer vorgeschlagen.
Bei einem wiederkehrenden Meeting erscheint eine zusätzliche Option: "Dies ist ein wiederkehrendes Meeting: Möchten Sie standardmäßig dieselben Reviewer aktivieren?". Wenn Sie sie aktivieren, werden dieselben Prüfer automatisch jedem Termin der Serie zugewiesen.
Die Prüfung nach dem Meeting starten lassen
Sobald die Aufzeichnung verarbeitet und der KI-Inhalt generiert ist, wechselt der Anruf in den Status "wartet auf Prüfung". Jeder Prüfer erhält:
- eine Benachrichtigung in der Anwendung ("Ihre Bewertung wurde für einen Anruf angefordert");
- eine E-Mail "Ein Meeting wartet auf Überprüfung" mit einem direkten Link zum Meeting. Diese E-Mail-Benachrichtigung, "Anruf-Bewertungsanfrage", lässt sich individuell in
Einstellungen > Benachrichtigungenkonfigurieren.
In der Zwischenzeit gilt für alle anderen Benutzer:
- die Anrufseite ist nicht zugänglich: Beim Öffnen sehen sie den Hinweis "Dieser Anruf wird derzeit geprüft:" mit der Liste der Prüfer;
- in den Anruflisten zeigt die Vorschau ein Schloss mit dem Hinweis "Prüfung läuft...", und die Aktionen (Teilen, Senden, Löschen usw.) sind deaktiviert;
- der Anruf erscheint nicht in ihren Listen, Suchen und Berichten.
Prüfen, korrigieren und validieren
Beim Öffnen der Anrufseite sehen die Prüfer ein Banner: "Sie befinden sich derzeit im Prüfer-Modus. Nur Sie können diese Seite sehen und bearbeiten, bevor sie für alle anderen Teilnehmer veröffentlicht wird.". Sie können den Inhalt anschließend frei bearbeiten: Zusammenfassung, Transkript, Notizen, Sprecher usw.
Klicken Sie nach Abschluss der Prüfung auf "Validieren und veröffentlichen". Es öffnet sich ein Bestätigungsfenster, in dem Sie:
- die Zugriffs- und Freigaberegeln des Anrufs prüfen und anpassen können;
- "Veröffentlichen und Mitglieder benachrichtigen" auswählen können (standardmäßig aktiviert): Die Teilnehmer erhalten dann die gewohnte E-Mail über einen neuen Anruf mit dem Hinweis, dass die Seite von den Prüfern veröffentlicht wurde.
Nach der Validierung wird die Anrufseite für die Teilnehmer sichtbar (gemäß den Zugriffsregeln), und alle zurückgestellten automatischen Übermittlungen werden ausgelöst: CRM-Notiz, Notion, Google Drive, Benachrichtigungen …
Weiterführende Informationen
- Die Validierung gibt alle zurückgehaltenen automatischen Übermittlungen frei: CRM-Synchronisierung, Versand an Notion und Google Drive, E-Mail-Benachrichtigungen. Nichts wird versendet, solange der Anruf nicht validiert ist.
- Nach der Validierung bleibt die Seite geschützt: "Dieser Anruf wurde geprüft. Nur Prüfer können ihn bearbeiten.". Andere Benutzer können sie ansehen, ihren Inhalt aber nicht bearbeiten.
- Bei einer wiederkehrenden Serie erspart die Aktivierung der Standard-Prüfer die manuelle Konfiguration jedes einzelnen Termins.
- Ist die Funktion in den Unternehmenseinstellungen nicht aktiviert, zeigt das Konfigurationsfenster "Diese Funktion ist in Ihren Einstellungen nicht aktiviert." mit einer Schaltfläche "Zu den Einstellungen" an.
Häufige Fragen
Wichtige Hinweise
- Sobald das Meeting aufgezeichnet ist, kann die Prüfung für diesen Anruf nicht mehr deaktiviert werden: Sie läuft bis zur Validierung.
- Solange der Anruf nicht validiert ist, findet keine automatische Übermittlung statt: Eine vergessene Validierung blockiert die CRM-Notiz und die Benachrichtigungen der Teilnehmer.
- Die E-Mail mit der Prüfanfrage richtet sich nach den Benachrichtigungseinstellungen jedes Prüfers: Prüfen Sie, ob die Option "Anruf-Bewertungsanfrage" in
Einstellungen > Benachrichtigungenaktiviert ist. - Die vollständige Deaktivierung veröffentlicht die wartenden Anrufe, ohne die Teilnehmer zu informieren: Kommunizieren Sie intern, bevor Sie die Funktion abschalten.