Anonimización
Vídeo de la funcionalidad
¿A quién va dirigido?
- A las organizaciones sometidas a exigencias de confidencialidad estrictas (sectores regulados, recursos humanos, sanidad, jurídico) que no pueden conservar contenido nominativo procedente de sus conversaciones.
- A los equipos que quieren aprovechar los análisis de IA de sus reuniones sin que las personas mencionadas aparezcan con su nombre.
Permisos y licencias
- Requiere una licencia que incluya la funcionalidad (Business).
- La activación a nivel de empresa requiere el derecho a modificar los ajustes de la empresa (rol de administrador).
- Por defecto, solo un administrador puede configurar la anonimización. Un equipo solo puede configurarla para sí mismo si un administrador ha activado « Permitir a los usuarios cambiar esta configuración » en los ajustes de la empresa.
Guía de uso
Activar la anonimización
El ajuste se encuentra en la sección « Anonimización » de los ajustes de reunión, bajo el título « Anonimizar automáticamente los contenidos generados ». Está disponible en dos niveles:
Ajustes > Mi empresa: se aplica a todas las reuniones de la empresa;Ajustes > Mi equipo: se aplica a las reuniones del equipo.
Basta con que uno de estos niveles esté activado para que una reunión se anonimice: si la empresa impone la anonimización, los equipos no pueden desactivarla. El ajuste está desactivado por defecto.
Comprobar que el ajuste se aplica a las próximas reuniones
La anonimización no es retroactiva. Cada reunión conserva el estado del ajuste en el momento en que se graba: activar la anonimización protege las reuniones siguientes sin afectar a las ya grabadas, y desactivarla no restablece los nombres de las reuniones pasadas, que permanecen anonimizadas.
Leer una transcripción anonimizada
Los hablantes siguen identificados: cada intervención lleva el nombre del participante, como en una reunión normal. En cambio, todo lo que se pronuncia y permite identificar a una persona se sustituye por una etiqueta:
[CITED PERSON 1]para el nombre de una persona, participe o no en la reunión;[EMAIL 1]para una dirección de correo;[PHONE 1]para un número de teléfono;[REDACTED NUMBER 1]para cualquier otro número identificativo: IBAN, tarjeta bancaria, número de cliente, de contrato o de documento de identidad.
La numeración es coherente en toda la reunión: las distintas grafías de un mismo nombre reciben la misma etiqueta, incluso cuando la transcripción automática lo ha escrito mal.
Encontrar las etiquetas en los contenidos generados
El resumen, los capítulos, las tareas, las traducciones, los subtítulos, las respuestas de Ask Leexi, las exportaciones y las páginas de compartir se producen a partir de la transcripción anonimizada: las personas citadas aparecen en ellos con su etiqueta. Los participantes de la reunión, en cambio, siguen identificados: el resumen puede nombrarlos, igual que la página de llamada. No hay nada más que configurar.
Para profundizar
- Solo se anonimiza el contenido de las conversaciones. La lista de participantes, el título de la reunión, la atribución de las intervenciones, la nota enviada al CRM y las notificaciones siguen indicando quién participó. Para ocultar también la identidad de los participantes, restrinja el acceso a la llamada con las reglas de acceso.
- Los snippets heredan el ajuste. Un snippet creado a partir de una reunión anonimizada también está anonimizado.
- No es posible revertir una reunión ya anonimizada desde la interfaz. Si una transcripción anonimizada resulta inutilizable, contacte con el soporte de Leexi.
Preguntas frecuentes
Puntos de atención
- El audio no se anonimiza. Si su exigencia de confidencialidad también afecta a la grabación, restrinja el acceso a la llamada o active la purga de medios.
- Los participantes siguen identificados. La anonimización protege a las personas mencionadas en las conversaciones, no la identidad de los participantes en la reunión.
- El ajuste no es retroactivo. Activar la anonimización no protege las reuniones ya grabadas.
- La anonimización es definitiva. Una reunión anonimizada no puede devolverse a su versión con nombres desde la interfaz. Pruebe el ajuste en una reunión sin importancia antes de activarlo para toda la empresa.
- La detección no es infalible. Un nombre mal escrito puede escapar al enmascaramiento, una palabra común puede enmascararse por error, y un número largo (siete cifras o más) puede sustituirse aunque no identifique a nadie. Relea algunas transcripciones tras la activación.
- La identificación de los hablantes es reducida en algunas llamadas. En las llamadas VoIP, los archivos importados manualmente y las grabaciones de las aplicaciones móvil y de escritorio, Leexi ya no puede nombrar a los hablantes a partir de la transcripción: aparecen como « Speaker 1 », « Speaker 2 » y pueden renombrarse manualmente.