Reglas de reuniones

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Vaya a Ajustes > General > Reglas de reuniones.

Cada pestaña tiene su propia dirección: puede añadir a favoritos o compartir directamente la pestaña Empresa. Si abre la página sin indicar una pestaña, Leexi le devuelve a la última pestaña consultada, o a Personal si ya no es accesible.

Elegir la pestaña correcta

• Personal: sus propias reglas. Solo se aplican a sus reuniones.
• Equipo: los valores por defecto de los miembros de su equipo.
• Empresa: los valores por defecto de toda la empresa, además de los ajustes que solo existen en este nivel.

Un nuevo miembro hereda los valores de su equipo, o los de la empresa si su equipo no define ninguno. Modificar un valor por defecto no sobrescribe las elecciones que los miembros ya hayan hecho: para eso, utilice el botón de aplicación descrito más abajo.

Configurar la asistencia automática del asistente

En Antes de la reunión, el bloque Asistencia automática del asistente determina las reuniones a las que el asistente se une sin invitación manual. Se combinan dos criterios:

• Quién participa: Reuniones internas (entre miembros de su empresa) o Reuniones externas (con contactos fuera de su empresa).
• Su papel: Reuniones que organizo o Reuniones a las que estoy invitado.

Por ejemplo, "Externas" combinado con "Reuniones que organizo" hace que el asistente acuda a las reuniones con clientes que usted organiza, pero no a aquellas a las que está invitado, ni a sus reuniones internas.

Si no se selecciona ninguna combinación, aparece una advertencia: el asistente no acudirá nunca por sí mismo y habrá que invitarlo manualmente a cada reunión.

Cuando la grabación nativa de Teams o Zoom está disponible en su cuenta, este bloque muestra en su lugar una elección de método de grabación (asistente de Leexi o grabación nativa) para las reuniones que usted organiza y para aquellas a las que está invitado.

Avisar a los contactos externos

También en Antes de la reunión, el bloque Reuniones cubiertas por el correo RGPD define las reuniones para las que sus contactos reciben, una hora antes del inicio, un correo que les informa de que la reunión será grabada.

Elige de forma independiente para las reuniones que organiza y para aquellas a las que está invitado. Si no se selecciona ninguna opción, no se envía ningún correo.

Mantener al asistente durante los silencios

El bloque Durante la reunión solo existe en la pestaña Empresa. El ajuste Mantener al asistente durante los silencios evita que el asistente abandone la reunión después de dos minutos sin intercambio — útil para las reuniones que empiezan tarde o que incluyen pausas largas.

Definir lo que sale después de la reunión

El bloque Después de la reunión reúne los contenidos enviados una vez terminada la reunión.

Destinatarios del resumen define quién recibe el acta de la reunión por correo:

• Todos: todas las personas presentes, incluidos los contactos ajenos a su empresa.
• Participantes de Leexi: únicamente las personas presentes que disponen de una licencia Leexi de su empresa.
• Organizador de la reunión: la persona que creó la reunión. Una opción complementaria envía el resumen a los participantes de Leexi cuando el organizador no tiene cuenta Leexi, para evitar que no se envíe ningún resumen.

La opción Recibir la transcripción completa como archivo adjunto (PDF) añade la transcripción al mismo envío y sigue por tanto los mismos destinatarios.

La pestaña Empresa añade Permitir el uso compartido externo de llamadas: desactivado, los usuarios ya no pueden compartir llamadas con personas ajenas a la empresa.

En las pestañas Equipo y Empresa, Anonimizar automáticamente los contenidos generados sustituye los nombres, las direcciones de correo y los números de teléfono pronunciados durante la reunión por etiquetas genéricas en la transcripción y en todo lo que se deriva de ella.

Configurar el Meeting Hub

El segundo bloque de la página se refiere al Meeting Hub.

Activar los insights de IA de preparación para sus reuniones da acceso, antes de cada intercambio, a los resúmenes de las reuniones relacionadas. Dos opciones lo enriquecen:

• Generar recomendaciones de IA, a partir de las reuniones anteriores.
• Incluir información de la web para las reuniones externas: empresas, noticias recientes, perfiles de los participantes.

En la pestaña Empresa, Activar la validación manual de páginas de llamadas por Revisores permite designar a personas encargadas de comprobar el acta antes de su envío. Desactivar esta opción hace públicas todas las llamadas validadas y en revisión, y por tanto solicita una confirmación.

Autorizar o bloquear un ajuste

En la pestaña Empresa, cada bloque lleva un interruptor Modificable por los usuarios en su pie. Desactivado, los miembros siguen viendo el ajuste en su pestaña Personal, pero ya no pueden modificarlo.

El mismo bloqueo se encuentra, agrupado con los demás permisos de la empresa, en la página Permisos.

Aplicar un ajuste a todo el mundo

En las pestañas Equipo y Empresa, un botón Aplicar a todo el equipo o Aplicar a toda la empresa empuja el ajuste del bloque a todos los miembros afectados. Una confirmación le advierte de que se sustituirán las elecciones actuales de los miembros.