Règles des réunions

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Accédez à Paramètres > Général > Règles des réunions.

Chaque onglet possède sa propre adresse : vous pouvez donc mettre en favori ou partager directement l'onglet Entreprise. Si vous ouvrez la page sans préciser d'onglet, Leexi vous ramène sur le dernier onglet consulté, ou sur Personnel s'il n'est plus accessible.

Choisir le bon onglet

• Personnel : vos propres règles. Elles ne s'appliquent qu'à vos réunions.
• Équipe : les valeurs par défaut des membres de votre équipe.
• Entreprise : les valeurs par défaut de toute l'entreprise, plus les réglages qui n'existent qu'à ce niveau.

Un nouveau membre hérite des valeurs de son équipe, ou de celles de l'entreprise si son équipe n'en définit pas. Modifier une valeur par défaut n'écrase pas les choix déjà faits par les membres : pour cela, utilisez le bouton d'application décrit plus bas.

Régler l'arrivée automatique de l'assistant

Dans Avant la réunion, le bloc Gestion de l'arrivée automatique de l'assistant détermine les réunions que l'assistant rejoint sans invitation manuelle. Deux critères se combinent :

• Qui participe : Internes (entre membres de votre entreprise) ou Externes (avec des contacts extérieurs à votre entreprise).
• Votre rôle : Que j'organise ou Auxquelles je suis invité.

Par exemple, « Externes » combiné à « Que j'organise » fait venir l'assistant sur vos réunions clients que vous organisez, mais pas sur celles où vous êtes invité, ni sur vos réunions internes.

Si aucune combinaison n'est retenue, un avertissement s'affiche : l'assistant ne viendra jamais de lui-même et il faudra l'inviter manuellement à chaque réunion.

Lorsque l'enregistrement natif Teams ou Zoom est disponible sur votre compte, ce bloc affiche à la place un choix de méthode d'enregistrement (assistant Leexi ou enregistrement natif) pour les réunions que vous organisez et pour celles où vous êtes invité.

Prévenir les contacts externes

Toujours dans Avant la réunion, le bloc Réunions concernées par le mail GDPR définit les réunions pour lesquelles vos contacts reçoivent, une heure avant le début, un e-mail les informant que la réunion sera enregistrée.

Vous choisissez indépendamment les réunions que vous organisez et celles où vous êtes invité. Si aucune option n'est sélectionnée, aucun e-mail n'est envoyé.

Garder l'assistant pendant les silences

Le bloc Pendant la réunion n'existe que sur l'onglet Entreprise. Le réglage Maintien de l'assistant lors des silences évite que l'assistant quitte la réunion après deux minutes sans échange — utile pour les réunions qui démarrent en retard ou comportent de longues pauses.

Cadrer ce qui part après la réunion

Le bloc Après la réunion regroupe les contenus envoyés une fois la réunion terminée.

Destinataires du résumé définit qui reçoit le compte rendu par e-mail :

• Tous les participants : toutes les personnes présentes, y compris les contacts extérieurs à votre entreprise.
• Participants Leexi : uniquement les personnes présentes qui possèdent une licence Leexi de votre entreprise.
• Organisateur de la réunion : la personne qui a créé la réunion. Une option complémentaire permet d'envoyer le résumé aux participants Leexi lorsque l'organisateur n'a pas de compte Leexi, pour éviter qu'aucun résumé ne soit envoyé.

L'option Recevoir le transcript complet en pièce jointe (PDF) ajoute la transcription au même envoi, et suit donc les mêmes destinataires.

Sur l'onglet Entreprise s'ajoute Autoriser le partage externe d'appels : désactivé, les utilisateurs ne peuvent plus partager d'appels avec des personnes extérieures à l'entreprise.

Sur les onglets Équipe et Entreprise, Anonymiser automatiquement les contenus générés remplace les noms, adresses e-mail et numéros de téléphone prononcés pendant la réunion par des libellés génériques dans la transcription et dans tout ce qui en est dérivé.

Configurer le Meeting Hub

Le second bloc de la page concerne le Meeting Hub.

Activer les insights IA de préparation pour vos réunions donne accès, avant chaque échange, aux résumés des réunions liées. Deux options viennent l'enrichir :

• Générer des recommandations IA, à partir des réunions précédentes.
• Inclure des informations issues du web pour les réunions externes : entreprises, actualités récentes, profils des participants.

Sur l'onglet Entreprise, Activer la validation des pages d'appels par des Relecteurs permet de désigner des personnes chargées de vérifier le compte rendu avant son envoi. Désactiver cette option rend publics tous les appels validés et en cours de relecture, et demande donc une confirmation.

Autoriser ou verrouiller un réglage

Sur l'onglet Entreprise, chaque bloc porte un interrupteur Modifiable par les utilisateurs en pied de bloc. Désactivé, les membres voient toujours le réglage sur leur onglet Personnel, mais ne peuvent plus le modifier.

Le même verrou se retrouve, regroupé avec les autres autorisations de l'entreprise, sur la page Autorisations.

Appliquer un réglage à tout le monde

Sur les onglets Équipe et Entreprise, un bouton Appliquer à toute l'équipe ou Appliquer à toute l'entreprise pousse le réglage du bloc à tous les membres concernés. Une confirmation vous prévient que les choix actuels des membres seront remplacés.