Pseudonimisering
Video van de functie
Voor wie is dit bedoeld?
- Voor organisaties met strenge vertrouwelijkheidseisen (gereguleerde sectoren, human resources, gezondheidszorg, juridische sector) die geen inhoud met namen uit hun gesprekken mogen bewaren.
- Voor teams die de AI-analyses van hun vergaderingen willen gebruiken zonder dat de genoemde personen erin bij naam voorkomen.
Machtigingen en licenties
- Vereist: Business
- Vereist een licentie die de functie bevat (Business).
- Inschakelen op bedrijfsniveau vereist het recht om de bedrijfsinstellingen te wijzigen (beheerdersrol).
- Standaard kan alleen een beheerder de pseudonimisering instellen. Een team kan ze alleen voor zichzelf instellen als een beheerder « Sta gebruikers toe om deze instellingen te wijzigen » heeft ingeschakeld in de bedrijfsinstellingen.
Gebruikshandleiding
Pseudonimisering inschakelen
De instelling bevindt zich in het gedeelte « Pseudonimisering » van Instellingen > Algemeen > Meetingregels, onder « Gegenereerde inhoud automatisch pseudonimiseren ». Ze is beschikbaar op twee tabbladen:
- Bedrijf: geldt voor alle vergaderingen van het bedrijf;
- Team: geldt voor de vergaderingen van het team.
Een vergadering wordt gepseudonimiseerd zodra een van deze niveaus is ingeschakeld: als het bedrijf pseudonimisering oplegt, kunnen teams ze niet uitschakelen. De instelling staat standaard uit.
Controleren of de instelling geldt voor de volgende vergaderingen
Pseudonimisering werkt niet met terugwerkende kracht. Elke vergadering behoudt de stand van de instelling op het moment van de opname: pseudonimisering inschakelen beschermt de volgende vergaderingen zonder de al opgenomen vergaderingen te wijzigen, en ze uitschakelen herstelt de namen van eerdere vergaderingen niet, die gepseudonimiseerd blijven.
Een gepseudonimiseerde transcriptie lezen
De sprekers blijven geïdentificeerd: elke spreekbeurt draagt de naam van de deelnemer, zoals in een gewone vergadering. Alles wat wordt uitgesproken en waarmee een persoon kan worden geïdentificeerd, wordt daarentegen vervangen door een genummerd label, dat consistent is over de hele vergadering. Betekenis van elk label en nummeringsregels: zie Referenties › Woordenlijst › Pseudonimiseringslabels.
De labels terugvinden in de gegenereerde inhoud
De samenvatting, de hoofdstukken, de taken, de vertalingen, de ondertitels, de antwoorden van Ask Leexi, de exports en de deelpagina's worden gemaakt op basis van de gepseudonimiseerde transcriptie: de genoemde personen verschijnen er onder hun label. De deelnemers aan de vergadering blijven daarentegen geïdentificeerd: de samenvatting kan hen bij naam noemen, net als de gesprekspagina. Er hoeft verder niets te worden geconfigureerd.
Verder gaan
- Alleen de inhoud van de gesprekken wordt gepseudonimiseerd. De deelnemerslijst, de titel van de vergadering, de toewijzing van de spreekbeurten, de notitie die naar het CRM wordt gestuurd en de meldingen tonen nog steeds wie deelnam. Om ook de identiteit van de deelnemers te verbergen, beperkt u de toegang tot het gesprek met de toegangsregels.
- Snippets erven de instelling. Een snippet die vanuit een gepseudonimiseerde vergadering wordt gemaakt, is ook gepseudonimiseerd.
- Een al gepseudonimiseerde vergadering terugdraaien is niet mogelijk vanuit de interface. Als een gepseudonimiseerde transcriptie onbruikbaar is, neemt u contact op met de support van Leexi.
Veelgestelde vragen
Aandachtspunten
- De audio wordt niet gepseudonimiseerd. Als uw vertrouwelijkheidseis ook de opname betreft, beperkt u de toegang tot het gesprek of schakelt u het opschonen van media in.
- De deelnemers blijven geïdentificeerd. Pseudonimisering beschermt de personen die in de gesprekken worden genoemd, niet de identiteit van de deelnemers aan de vergadering.
- De instelling werkt niet met terugwerkende kracht. Pseudonimisering inschakelen beschermt de al opgenomen vergaderingen niet.
- Pseudonimisering is definitief. Een gepseudonimiseerde vergadering kan vanuit de interface niet worden teruggebracht naar de versie met namen. Test de instelling op een vergadering zonder belang voordat u ze voor het hele bedrijf inschakelt.
- De detectie is niet onfeilbaar. Een verkeerd gespelde naam kan aan de maskering ontsnappen, een gewoon woord kan onterecht worden gemaskeerd, en een lang getal (zeven cijfers of meer) kan worden vervangen ook als het niemand identificeert. Lees enkele transcripties na het inschakelen opnieuw door.
- De identificatie van sprekers is beperkt bij bepaalde gesprekken. Bij VoIP-gesprekken, handmatig geïmporteerde bestanden en opnames van de mobiele en desktop-apps kan Leexi de sprekers niet meer benoemen op basis van de transcriptie: ze verschijnen als « Speaker 1 », « Speaker 2 » en kunnen handmatig worden hernoemd.