Meetingregels

De pagina openen

Ga naar Instellingen > Algemeen > Meetingregels.

Elk tabblad heeft zijn eigen adres: u kunt het tabblad Bedrijf dus als favoriet opslaan of rechtstreeks delen. Opent u de pagina zonder tabblad, dan brengt Leexi u terug naar het laatst bekeken tabblad, of naar Persoonlijk als dat niet langer toegankelijk is.

Het juiste tabblad kiezen

• Persoonlijk: uw eigen regels. Ze gelden alleen voor uw vergaderingen.
• Team: de standaardwaarden van de leden van uw team.
• Bedrijf: de standaardwaarden van het hele bedrijf, plus de instellingen die alleen op dit niveau bestaan.

Een nieuw lid neemt de waarden van zijn team over, of die van het bedrijf als zijn team er geen bepaalt. Een standaardwaarde wijzigen overschrijft niet de keuzes die leden al hebben gemaakt: gebruik daarvoor de toepassingsknop die hieronder wordt beschreven.

De automatische deelname van de assistent instellen

Onder Vóór de meeting bepaalt het blok Automatische deelname van de assistent welke vergaderingen de assistent zonder handmatige uitnodiging bijwoont. Twee criteria worden gecombineerd:

• Wie deelneemt: Interne vergaderingen (tussen leden van uw bedrijf) of Externe vergaderingen (met contacten buiten uw bedrijf).
• Uw rol: Vergaderingen die ik organiseer of Vergaderingen waarvoor ik ben uitgenodigd.

Zo brengt "Extern" gecombineerd met "Vergaderingen die ik organiseer" de assistent naar de klantvergaderingen die u organiseert, maar niet naar die waarvoor u bent uitgenodigd, en ook niet naar uw interne vergaderingen.

Wordt geen enkele combinatie gekozen, dan verschijnt een waarschuwing: de assistent komt dan nooit op eigen initiatief en u moet hem bij elke vergadering handmatig uitnodigen.

Wanneer de native opname van Teams of Zoom op uw account beschikbaar is, toont dit blok in plaats daarvan een keuze van opnamemethode (Leexi-assistent of native opname) voor de vergaderingen die u organiseert en voor die waarvoor u bent uitgenodigd.

Externe contacten verwittigen

Nog steeds onder Vóór de meeting bepaalt het blok Meetings met GDPR-mail voor welke vergaderingen uw contacten één uur voor de start een e-mail ontvangen die hen meldt dat de vergadering wordt opgenomen.

U kiest onafhankelijk voor de vergaderingen die u organiseert en die waarvoor u bent uitgenodigd. Is geen enkele optie geselecteerd, dan wordt geen e-mail verstuurd.

De assistent bij stilte behouden

Het blok Tijdens de meeting bestaat alleen op het tabblad Bedrijf. De instelling Assistent behouden bij stilte voorkomt dat de assistent de vergadering na twee minuten zonder gesprek verlaat — nuttig voor vergaderingen die laat starten of lange pauzes bevatten.

Vastleggen wat na de vergadering wordt verstuurd

Het blok Na de meeting omvat alles wat wordt verstuurd zodra de vergadering is afgelopen.

Ontvangers van de samenvatting bepaalt wie het verslag per e-mail ontvangt:

• Iedereen: alle aanwezigen, ook de contacten buiten uw bedrijf.
• Leexi-deelnemers: alleen de aanwezigen met een Leexi-licentie van uw bedrijf.
• Vergaderorganisator: de persoon die de vergadering heeft aangemaakt. Een bijkomende optie verstuurt de samenvatting naar de Leexi-deelnemers wanneer de organisator geen Leexi-account heeft, zodat geen enkele samenvatting onverzonden blijft.

De optie Ontvang de volledige transcriptie als bijlage (PDF) voegt de transcriptie aan dezelfde verzending toe en volgt dus dezelfde ontvangers.

Het tabblad Bedrijf voegt Extern delen van gesprekken toestaan toe: uitgeschakeld kunnen gebruikers geen gesprekken meer delen met personen buiten het bedrijf.

Op de tabbladen Team en Bedrijf vervangt Gegenereerde inhoud automatisch anonimiseren de namen, e-mailadressen en telefoonnummers die tijdens de vergadering worden uitgesproken door generieke labels in de transcriptie en in alles wat daaruit voortvloeit.

De Meeting Hub configureren

Het tweede blok van de pagina betreft de Meeting Hub.

AI-voorbereidingsinzichten voor uw vergaderingen inschakelen geeft vóór elk gesprek toegang tot de samenvattingen van gerelateerde vergaderingen. Twee opties verrijken dit:

• AI-aanbevelingen genereren, op basis van eerdere vergaderingen.
• Informatie van het web toevoegen voor externe vergaderingen: bedrijven, recent nieuws, profielen van deelnemers.

Op het tabblad Bedrijf laat Handmatige validatie van gesprekspagina's door een reviewer inschakelen u personen aanwijzen die het verslag nakijken voordat het wordt verstuurd. Deze optie uitschakelen maakt alle gevalideerde en in beoordeling zijnde gesprekken openbaar en vraagt daarom een bevestiging.

Een instelling toestaan of vergrendelen

Op het tabblad Bedrijf draagt elk blok in de voettekst een schakelaar Aanpasbaar door gebruikers. Uitgeschakeld zien leden de instelling nog steeds op hun tabblad Persoonlijk, maar kunnen ze die niet meer wijzigen.

Dezelfde vergrendeling vindt u, samen met de andere machtigingen van het bedrijf, op de pagina Rechten.

Een instelling op iedereen toepassen

Op de tabbladen Team en Bedrijf duwt een knop Toepassen op het hele team of Toepassen op het hele bedrijf de instelling van het blok naar alle betrokken leden. Een bevestiging waarschuwt u dat de huidige keuzes van de leden worden vervangen.