Meetingregels
Instellingen > Algemeen > Meetingregels. Het tabblad Persoonlijk staat open voor iedereen; het tabblad Team is voorbehouden aan personen die hun team mogen beheren; het tabblad Bedrijf is voorbehouden aan personen die de bedrijfsinstellingen mogen wijzigen.Tabbladen en hiërarchie
| Tabblad | Wie het ziet | Wat de waarden ervan bepalen |
|---|---|---|
| Persoonlijk | Alle gebruikers | Uw eigen regels. Ze gelden alleen voor uw vergaderingen. |
| Team | De personen die hun team mogen beheren | De standaardwaarden van de leden van uw team. |
| Bedrijf | De personen die de bedrijfsinstellingen mogen wijzigen | De standaardwaarden van het hele bedrijf, plus de instellingen die alleen op dit niveau bestaan en de wijzigingsvergrendelingen. |
Elke gebruiker heeft zijn eigen waarden: die gelden voor zijn vergaderingen. De waarden van het team, en daarna die van het bedrijf, dienen als standaardwaarden; een standaardwaarde wijzigen verandert niets aan de keuzes die leden al hebben gemaakt. Alleen de knop Toepassen op het hele team of Toepassen op het hele bedrijf, in de voettekst van het blok, vervangt na bevestiging de waarden van alle betrokken leden. Die knop verschijnt op de tabbladen Team en Bedrijf, op de blokken Meetings met GDPR-mail, Automatische deelname van de assistent, Ontvangers van de samenvatting en AI-voorbereidingsinzichten. Het blok Anonimisering heeft er geen.
Eén uitzondering op de hiërarchie: anonimisering die op bedrijfs- of teamniveau is ingeschakeld, geldt voor alle betrokken vergaderingen, zonder de mogelijkheid om ze vergadering per vergadering uit te schakelen.
Elk tabblad heeft zijn eigen adres. Wordt de pagina zonder tabblad geopend, dan keert ze terug naar het laatst bekeken tabblad, of naar Persoonlijk als dat niet langer toegankelijk is.
Aanpasbaar door gebruikers
Op het tabblad Bedrijf verschijnt de schakelaar Aanpasbaar door gebruikers in de voettekst van de blokken Meetings met GDPR-mail, Automatische deelname van de assistent, Ontvangers van de samenvatting, AI-voorbereidingsinzichten en Anonimisering. Hij staat standaard aan op de eerste vier en standaard uit op de anonimisering. Uitgeschakeld blijft de instelling zichtbaar op de tabbladen Persoonlijk en Team, maar grijs. Dezelfde vergrendelingen zijn gebundeld op de pagina Rechten, sectie Vergaderingen.
Een vergrendeling verandert niets aan de waarde die een lid al heeft gekozen: ze verhindert alleen dat het lid die wijzigt.
Algemene instellingen: Vóór de meeting
| Instelling | Opties | Standaard | Vereist | Effect |
|---|---|---|---|---|
| Meetings met GDPR-mail | Meervoudige selectie: Vergaderingen die ik organiseer, Vergaderingen waarvoor ik ben uitgenodigd. Leeg: Geen. | Vergaderingen die ik organiseer | — | Uw contacten ontvangen de AVG-e-mail één uur voor het begin van de geselecteerde vergaderingen. Geen optie geselecteerd: er wordt geen e-mail verstuurd. De inhoud van de e-mail wordt op de pagina van de e-mails ingesteld. |
| Automatische deelname van de assistent | Meervoudige selectie: Interne vergaderingen (tussen leden van uw bedrijf), Externe vergaderingen (met contacten buiten uw bedrijf), Vergaderingen die ik organiseer, Vergaderingen waarvoor ik ben uitgenodigd. | Geen interne of externe vergadering, Vergaderingen die ik organiseer en Vergaderingen waarvoor ik ben uitgenodigd aangevinkt | — | De assistent woont zonder handmatige uitnodiging de vergaderingen bij die tegelijk aan een deelnemerscriterium en aan een rolcriterium voldoen. Voorbeeld: Externe vergaderingen en Vergaderingen die ik organiseer dekken de klantvergaderingen die u organiseert, niet die waarvoor u bent uitgenodigd en ook niet uw interne vergaderingen. Zolang geen enkele combinatie volledig is, herinnert een waarschuwing eraan dat de assistent nooit op eigen initiatief komt. |
Met een Teams- of Zoom-integratie op uw account toont het blok Automatische deelname van de assistent drie velden in plaats van de meervoudige selectie:
| Instelling | Opties | Standaard | Vereist | Effect |
|---|---|---|---|---|
| Vergaderingen opnemen die ik bezit | Leexi-assistent, Native opname, Geen opname | Leexi-assistent | Teams- of Zoom-integratie | Kiest de opnamemethode voor de vergaderingen waarvan u de organisator bent. Native opname gebruikt de opname van Teams of Zoom in plaats van de assistent. |
| Vergaderingen opnemen waarvoor ik ben uitgenodigd | Leexi-assistent, Geen opname | Leexi-assistent | Teams- of Zoom-integratie | Kiest of de assistent de vergaderingen opneemt die door iemand anders zijn georganiseerd. Native opname wordt voor deze vergaderingen niet aangeboden. |
| Interne/externe vergaderingen opnemen | Meervoudige selectie: Interne vergaderingen, Externe vergaderingen. Leeg: Geen vergaderingen. | Geen vergaderingen | Teams- of Zoom-integratie | Kiest of de opname geldt voor interne, externe of beide soorten vergaderingen. Wordt gecombineerd met de twee vorige velden. |
Algemene instellingen: Tijdens de meeting
Dit blok bestaat alleen op het tabblad Bedrijf.
| Instelling | Opties | Standaard | Vereist | Effect |
|---|---|---|---|---|
| Assistent behouden bij stilte | Schakelaar | Uitgeschakeld | Voorbehouden aan personen die de bedrijfsinstellingen mogen wijzigen | Ingeschakeld blijft de assistent in de vergadering, ook na twee minuten zonder gesprek. Geldt voor het hele bedrijf, zonder vergrendeling of toepassingsknop. |
Algemene instellingen: Na de meeting
| Instelling | Opties | Standaard | Vereist | Effect |
|---|---|---|---|---|
| Ontvangers van de samenvatting | Iedereen, Leexi-deelnemers, Vergaderorganisator | Leexi-deelnemers | — | Bepaalt wie het verslag per e-mail ontvangt aan het einde van de vergadering. Iedereen omvat de contacten buiten uw bedrijf en vraagt een bevestiging. Leexi-deelnemers: de aanwezigen die een Leexi-licentie van uw bedrijf hebben. Vergaderorganisator: de persoon die de vergadering heeft aangemaakt. |
| Stuur naar alle Leexi-deelnemers als de organisator geen Leexi-account heeft | Schakelaar, alleen zichtbaar met Vergaderorganisator | Ingeschakeld | — | Voorkomt dat er geen enkele samenvatting wordt verstuurd wanneer de organisator extern is: de samenvatting gaat dan naar de aanwezige Leexi-deelnemers. |
| Ontvang de volledige transcriptie als bijlage (PDF) | Schakelaar | Uitgeschakeld | — | Voegt de volledige transcriptie als pdf toe aan de samenvattingsmail. Ze volgt dezelfde ontvangers als de samenvatting. Deze schakelaar wordt niet grijs door de vergrendeling van het blok. |
| Extern delen van gesprekken toestaan | Schakelaar | Ingeschakeld | Voorbehouden aan personen die de bedrijfsinstellingen mogen wijzigen | Alleen op het tabblad Bedrijf. Uitgeschakeld kunnen gebruikers geen gesprekken meer delen met personen buiten het bedrijf. Zonder vergrendeling of toepassingsknop. |
| Gegenereerde inhoud automatisch anonimiseren | Schakelaar | Uitgeschakeld | Plan Business. Zonder dat plan is de schakelaar grijs met de tooltip Vereist een Business-licentie. | Alleen op de tabbladen Team en Bedrijf. Vervangt de uitgesproken namen, e-mailadressen en telefoonnummers door generieke labels in de transcriptie en de afgeleide inhoud. Op bedrijfsniveau geldt dit voor alle vergaderingen van het bedrijf; op teamniveau voor alle vergaderingen van het team. Zonder toepassingsknop. |
Meeting Hub
| Instelling | Opties | Standaard | Vereist | Effect |
|---|---|---|---|---|
| AI-voorbereidingsinzichten voor uw vergaderingen inschakelen | Schakelaar | Uitgeschakeld | Plan Business. Zonder dat plan is de schakelaar grijs met de tooltip Vereist een Business-licentie. | Geeft in de Meeting Hub toegang tot de samenvattingen van gerelateerde vergaderingen om de volgende gesprekken voor te bereiden, en schakelt de briefing-e-mail in. Inschakelen vinkt de twee onderstaande opties aan; beide uitvinken schakelt de instelling uit. |
| AI-aanbevelingen genereren | Selectievakje, zichtbaar wanneer de inzichten actief zijn | Aangevinkt wanneer de inzichten worden ingeschakeld | Plan Business | Genereert aanbevelingen op basis van eerdere vergaderingen. |
| Informatie van het web toevoegen voor externe vergaderingen | Selectievakje, zichtbaar wanneer de inzichten actief zijn | Aangevinkt wanneer de inzichten worden ingeschakeld | Plan Business | Voegt informatie toe over de bedrijven, recent nieuws en de profielen van de deelnemers voor externe vergaderingen. |
| Handmatige validatie van gesprekspagina's door een reviewer inschakelen | Schakelaar | Uitgeschakeld | Plan Business en voorbehouden aan personen die de bedrijfsinstellingen mogen wijzigen. Zonder het plan verschijnt de tooltip Vereist een Business-licentie. | Alleen op het tabblad Bedrijf. Laat u personen aanwijzen die het verslag controleren voordat het wordt verstuurd. Uitschakelen maakt na bevestiging alle gevalideerde en in beoordeling zijnde gesprekken openbaar. Zonder vergrendeling of toepassingsknop. |
Teaminstellingen vanuit de teamfiche
Dezelfde teamwaarden kunnen ook vanuit de fiche van het team worden gewijzigd, onder Instellingen > Bedrijf > Teams & Gebruikers, in de vorm van schakelaars: opname van externe en interne vergaderingen, van vergaderingen waarvoor leden zijn uitgenodigd en van vergaderingen georganiseerd door leden; AVG-e-mail voor de vergaderingen die leden organiseren en die waarvoor ze zijn uitgenodigd; briefing-e-mail met webzoekopdracht en aanbevelingen; ontvangers van de samenvatting en transcript als bijlage; anonimisering. De vergrendelingen van het bedrijf gelden er op dezelfde manier.